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Améliorer la communication et la collaboration des 1,2 million d’agents de l’Education nationale

L’Éducation nationale rassemble 30 académies, 97 directions départementales, 62 000 établissements et 1,2 million d’agents. Ceux-ci ont des besoins communs : choisir une date de réunion avec des collègues, générer une visioconférence pour une réunion, se concerter pour choisir un manuel scolaire, prendre des notes ensemble… Pourtant, les services numériques sont le plus souvent proposés à l’échelle des académies et ne sont pas partagés à l’ensemble des agents de l’Éducation nationale. En résultent des disparités d’expérience entre les territoires, et des difficultés à travailler ensemble au delà de son académie.

À défaut de coordination entre académies, les outils numériques sont donc souvent mis à disposition en doublons et en silos. Cette situation ne permet pas d’optimiser les coûts et l’allocation des ressources qui pourraient être utilisées pour alimenter une démarche d’amélioration de l’expérience utilisateur. Les agents se tournent alors vers des solutions grand public plus simples et plus efficientes malgré les problèmes de maîtrise des données personnelles que cela peut engendrer.

Un projet à long terme pour la DNE : apps.education.fr, la plateforme d’outils partagés des agents de l’Éducation nationale

La Direction du Numérique pour l’Éducation a lancé en 2018 une initiative nationale pour construire un ensemble cohérent de services numériques pour tous les agents de l’Éducation nationale, et ainsi améliorer l’efficacité et la capacité du ministère à répondre aux besoins des agents.

Cet ensemble de services permettra de s’assurer que tous les agents aient accès à des outils de qualité quelle que soit leur académie ou direction.

Le défi des Designers d’Intérêt Général

Un défi d’un an pour accélérer le lancement d’un POC (Preuve de Concept) de la plateforme de mutualisation des services à l’échelle nationale et mettre en place les outils et méthodes pour poursuivre les travaux avec les académies : communauté d’utilisateurs, design system, feuille de route produit…

Le défi présente un fort enjeu organisationnel car demande de revoir la façon dont le ministère conçoit et met à disposition des outils numériques, et requiert la mise en musique de nombreux acteurs.

Les objectifs du défi

  • Montrer la capacité du ministère à livrer une première plateforme (POC) sur un temps réduit malgré la complexité organisationnelle
  • Faire collaborer les académies et mettre en place une organisation centrée sur les besoins des agents, pour bien comprendre et adresser leurs attentes et besoins
  • Ancrer le projet dans les pratiques du terrain et mettre en valeur les initiatives locales
  • Initier une démarche d’écoute pour intégrer en continu les retours et propositions des utilisateurs de la plateforme

L’approche du défi : concilier vision long terme et développement itératif

Pour répondre aux objectifs du défi, les designers ont d’abord initiée une recherche utilisateur exploratoire en rencontrant les différents métiers de l’Éducation nationale en allant à la rencontre des agents sur leur lieu de travail (écoles, collèges, lycées, inspections académiques…). Cette phase a permis de mieux cerner les attentes des agents mais aussi de cartographier l’organisation du numérique éducatif et d’en définir un périmètre stratégique pour la phase de production.

La deuxième partie de l’année a consisté à mettre en place une organisation produit, sans silos, tournée vers l’impact et l’amélioration continue de l’expérience des utilisateurs. Le défi a permis de tester une organisation plus agile avec une petite équipe autonome et de mettre en ligne une plateforme avec un périmètre réduit : les essentiels du quotidien, communs à tous les agents. Durant cette phase du projet, des tests utilisateurs et des entretiens ont été menés pour préparer les futures itérations du produit.

Différentes versions de la plateforme ont alors été conçues par les designers, pour accompagner l’équipe dans les phases de développement du produit numérique, à court et à long terme.

17000 utilisateurs au lancement
200 contributeurs dans la communauté
30 académies impliquées
33 entretiens avec des utilisateurs finaux

Réalisations

  • Recherche utilisateurs

    Recherche utilisateurs

    Synthèse des enseignements de la phase exploratoire

  • Pitch produit

    Pitch produit

    Présentation du produit et de ses fonctionnalités

  • Tests utilisateurs

    Tests utilisateurs

    Synthèse des enseignements du déploiement national du produit

  • Synthèse finale

    Synthèse finale

    Apprentissages et recommandations de conduite de projets similaires

  • Vision produit

    Vision produit

    Pistes et recommandations d'évolution de la plateforme

  • Plateforme en ligne

    Plateforme en ligne

    Point d'information et d’accès à la plateforme pour les agents