[Table-ronde en ligne] Pérenniser la transformation numérique : un an après le programme EIG, des mentors de la promotion 3 partagent leur expérience

5 janvier 2021 / de Soizic Pénicaud et Thanh Ha Le (équipe EIG)

« Je ne peux que conseiller [aux agents publics] de se lancer dans cette aventure », a attesté Estelle Jond-Necand lors d’une table-ronde organisée par l’équipe EIG le 9 novembre dernier, pendant le Mois de l’Innovation Publique.

C’est bien l’aventure du programme Entrepreneurs d’Intérêt Général que l’équipe du programme a invité des agents publics mentors de la promotion EIG 3 à raconter, un an après la fin de la promotion en novembre 2019 :

  • Dorian Fléchet et Lucas Bchini pour CartoBio, défi de l’Agence Bio visant à cartographier les parcelles cultivées en agriculture biologique ;
  • Estelle Jond-Necand pour Open Justice, défi de la Cour de Cassation pour améliorer la pseudonymisation des décisions de justice et ainsi les ouvrir et les diffuser ;
  • Nour Allazkani et Simon Karleskind pour Réfugiés.info, défi de la Délégation interministérielle à l’accueil et l’intégration des réfugiés (DIAIR) pour aider les personnes réfugiées dans leurs démarches administratives et leur intégration.

L’an dernier, ces agents publics ont porté un défi EIG au sein de leur administration, y ont apporté leur expertise métier et ont facilité l’intégration de leurs entrepreneures et entrepreneurs d’intérêt général. Depuis, ces trois projets ont continué, sous des formes différentes : CartoBio est devenu une Startup d’Etat de beta.gouv.fr. À la Cour de Cassation, deux postes de data scientists et un poste de développeur ont été créés et la Cour de Cassation a lancé un nouveau projet EIG pour la promotion 4. Quant à Réfugiés.info, il a été pérennisé à travers un marché public.

Un an après leur passage par le programme, où en sont les projets ? Quels sont les effets à long terme d’un dispositif d’immersion d’expertes et d’experts du numérique dans les administrations ? Qu’en est-il de la pérennisation de ces projets de transformation ? La parole aux mentors.

Capture d'écran de deux femmes et quatre hommes en visioconférence. Tous sourient. Les mentors des défis CartoBio, Open Justice et Réfugiés.info réunis autour d’une table-ronde à distance avec Soizic Pénicaud, responsable du programme EIG et Lucas Bchini, ancien EIG du défi CartoBio.

La rencontre entre deux cultures

Rejoindre le programme EIG implique d’accueillir des expertes et experts du numérique en immersion dans une administration. Ce volet clef du programme entraine, selon les mots des mentors, une « rencontre entre deux cultures » permettant « de faire évoluer les pratiques professionnelles de chacun ».

Les EIG introduisent de nouvelles compétences, approches et outils dans les institutions. Simon Karleskind raconte : « sans le programme EIG, je n’aurais pas pensé à recruter un designer [pour le projet Réfugiés.info], qui était sûrement la pièce maîtresse du projet, et je n’aurais pas pris le temps de redéfinir le besoin avec ces méthodes et outils ». En effet, à la genèse du projet, la DIAIR savait qu’elle voulait améliorer les informations disponibles en ligne sur l’intégration des réfugiés, mais n’avait pas d’idée précise de la solution à mettre en oeuvre. L’EIG designer a alors mené une recherche utilisateurs qui a été déterminante pour redéfinir la cible et créer un outil utile sur le terrain, s’adressant également aux professionnels de l’intégration (travailleurs sociaux, agents publics). Le designer est, depuis, resté un élément clé de l’équipe Réfugiés.info. La modalité d’immersion a convaincu la DIAIR, au point qu’il soit spécifié dans les clauses du marché public que l’équipe doit continuer à travailler dans les locaux de l’administration.

Au cours de leur immersion, les EIG développent également une vision globale de leurs administrations et peuvent apporter un regard neuf aux problématiques existantes. Estelle Jond-Necand nous en propose un exemple marquant. À la Cour de Cassation, l’attribution du traitement des pourvois (les recours adressés à la Cour) entre les différentes chambres (chambres civiles, sociale, criminelle et commerciale, économique et financière) était réalisée « de façon totalement manuelle » et représentait un travail conséquent. Un EIG data scientist, constatant ce processus lors d’interactions avec ses collègues, a alors suggéré un outil de prétraitement qui accélère considérablement l’opération. Cette solution a été mise en production peu de temps après la table-ronde.

L’apprentissage est mutuel : les EIG se familiarisent également avec l’administration. Après ses 10 mois à l’Agence Bio, Lucas Bchini, EIG développeur, avait développé une connaissance des métiers autour de CartoBio suffisante pour devenir l’intrapreneur de la Startup d’Etat, c’est-à-dire la personne en charge de faire le lien avec le métier.

L’agent public mentor au cœur de la transformation

« Ce qui est très intéressant dans le programme, c’est la manière dont il transforme les entités administratives dans lesquelles il y a des EIG », remarque Nour Allazkani. La transformation va au-delà des outils développés et touche l’administration en profondeur.

Pour l’Agence Bio, elle a permis une ouverture des possibles grâce à l’outil CartoBio : Dorian Fléchet confie que le programme EIG a provoqué un « renversement » de la stratégie de la donnée au sein de l’Agence Bio. Ainsi, la version de l’outil développée en dix mois a permis d’illustrer de nouveaux usages de la donnée, en passant d’une logique de diffusion contrôlée à une logique d’ouverture. L’outil a également permis de convaincre plus de parties prenantes, notamment les réutilisateurs des données de l’agriculture biologique. Depuis, l’Agence Bio a lancé plusieurs actions en lien avec data.gouv et api.gouv, soutenues par Etalab.

Les mentors jouent un rôle clé dans cette transformation, en leur qualité d’expertes et expert métier. « Je connais les besoins et les contraintes de mon administration », résume Estelle Jond-Necand. Tous s’accordent sur le fait qu’à ce titre, elles et ils prennent en charge une partie du rôle de « product manager », c’est-à-dire de chef de projet numérique en mode agile. Lucas Bchini souligne toutefois que les EIG partagent ce rôle avec les mentors : « nous sommes bien entrepreneurs d’intérêt général, et pas juste développeur, data scientist ou designer ». Chaque équipe doit donc trouver son propre équilibre.

Ainsi, le programme EIG est l’occasion pour les mentors de monter en compétences sur divers sujets, ce qui est, comme l’a rappelé Nour Allazkani, crucial pour faire perdurer la dynamique d’innovation dans les administrations après la fin du programme. Les agents publics ont souligné l’importance de l’accompagnement proposé par Etalab pour ce faire, proposant que les mentors disposent d’une formation renforcée au product management. Par ailleurs, tous ont reconnu que le rôle de mentor EIG était enrichissant mais aussi très prenant, notamment du fait des questions stratégiques et de pérennisation soulevées très tôt.

Une pérennisation qui s’anticipe

Au terme des dix mois du programme, les défis EIG se trouvent souvent à des stades différents, du fait des spécificités des administrations d’accueil et de la variété des outils développés. Ainsi, en novembre 2019, l’outil de pseudonymisation mis au point à la Cour de Cassation était prêt pour la mise en production, tandis que le défi Réfugiés.info avait atterri sur une version beta de sa solution. Quant au défi CartoBio, il avait abouti à une version fonctionnelle pilote de l’outil. Les stratégies de pérennisation sont également multiples, selon le contexte et les contraintes à prendre en compte.

Malgré la diversité des scénarios, les mentors ont fait état de difficultés communes :

  • Le recrutement des EIG suite au programme peut s’avérer compliqué, à la fois du fait des difficultés à créer de nouveaux postes ou en raison de contraintes budgétaires (rémunération moins attractive pour les EIG qui restent que pendant le programme) ;
  • La pérennité des développements techniques doit elle aussi être anticipée. Simon Karleskind raconte que la première version du site a été développé de manière extrêmement rapide. « À l’arrivée de notre nouvelle développeuse, un travail important de refonte du code a été fait, notamment pour nous permettre de passer à l’échelle », raconte-t-il.
  • Le rythme du programme implique que les mentors doivent souvent convaincre leur hiérarchie de poursuivre le projet alors qu’il a à peine commencé. Pour ce faire, les mentors insistent une nouvelle fois sur l’implication de toutes les parties prenantes dès le début du projet, pour obtenir des résultats tangibles le plus vite possible.
  • Les mentors ont enfin soulevé la question de la composition et de la taille des équipes, qui tendent à évoluer après la première année. On note notamment l’intégration dans les équipes de CartoBio et de Réfugiés.info de personnes chargées de déploiement, responsables de faire connaître l’outil.

Là encore, les mentors (soutenus par l’équipe du programme à travers les sessions d’accompagnement mensuelles) jouent un rôle essentiel dans la réussite des projets, en anticipant et surmontant ces difficultés. C’est grâce à leur engagement que l’élan de transformation numérique impulsé par les EIG perdure.

Pour revoir la table-ronde :