Organiser un jury en ligne - notre expérience avec la quatrième promotion EIG

1 avril 2020 / de Laure Casellas, équipe EIG

Chaque année, le programme Entrepreneurs d’Intérêt Général (EIG) part à la recherche de défis d’amélioration du service public à l’aide du numérique, portés par des administrations. Une fois les défis sélectionnés, le programme aide les administrations à recruter des spécialistes en data science, développement ou design pour les relever. Ces spécialistes constituent alors une nouvelle promotion EIG.

La sélection des défis se fait en deux étapes :

  • la pré-sélection des défis sur la base des dossiers de candidature déposés par les administrations, interne à la direction interministérielle du numérique (DINUM).
  • la sélection des défis sur la base d’une pésentation à l’oral des administrations devant un jury extérieur à la DINUM.

En raison des mesures de confinement prises par le gouvernement depuis le 17 mars 2020, le jury s’est tenu en ligne pour la première fois depuis la création du programme EIG. Il a impliqué près de 100 personnes sur 2 jours. Nous pensons que cette expérience peut bénéficier à d’autres organisations confrontées à la même situation, c’est pourquoi nous la partageons.

La réorganisation du jury : s’adapter ou annuler ?

Dès les premières consignes de non-rassemblement, la question du maintien du jury les 24 et 25 mars s’est posée. Nous avons très vite choisi de le maintenir pour pouvoir accueillir la quatrième promotion d’EIG en septembre 2020, comme prévu. S’en est suivie une semaine de réorganisation chargée pour assurer le bon déroulé de ce jury en ligne, qui devait rassembler au total près de 50 membres de jury et 21 administrations sur 2 jours.

Une préparation méthodique appuyée par une communication claire

La première étape de préparation du jury a consisté à répartir les 50 membres en plusieurs groupes de 5 à 8 membres, avec une répartition aussi équilibrée que possible des profils. Chaque groupe s’est ensuite vu attribuer entre 2 et 3 défis à auditionner.

Anticiper les aspects techniques

Conserver l’aspect visuel lors du jury nous semblait important pour faciliter les échanges. Nous avons donc testé plusieurs solutions de visioconférence. Au vu de nos contraintes, nous avons opté pour Whereby.

Nous avons proposé une session de test de l’outil aux membres du jury ainsi qu’aux administrations porteuses de défis. Elle a permis à tous de se familiariser avec l’outil et d’anticiper des problèmes techniques, pour mieux y répondre le jour J.

Notre conseil : prévoir une solution de repli. Celle que nous avons mise en place s’est avérée fort utile : un numéro de conférence téléphonique. Les quelques fois où nous y avons eu recours, nous avons tout de même gardé la visioconférence active (en désactivant les micros) pour ceux qui arrivaient à se connecter, afin de faciliter la répartition de la parole entre les participants. Attention toutefois à prévoir suffisamment de forfait téléphonique.

Les membres du jury réunis dans une salle de visioconférence Le jury du mardi matin rassemblé, photographié par Clémence Pène

Préparer le jury en asynchrone

Une fois la solution de transmission du jury trouvée, il nous restait à préparer au mieux les membres du jury. Tout d’abord, nous avons constitué un guide jury, regroupant au même endroit les informations essentielles comme le déroulé des auditions ou encore les critères de sélection. Vous pouvez consulter ce guide pour inspiration.

Puis nous avons constitué des équipes de jury et pour chacune d’entre elles, nous avons créé un dossier partagé contenant les dossiers de candidature des défis à évaluer. Les membres du jury étaient invités à les consulter dès réception.

Notre conseil : favoriser les retours asynchrones. Afin de faciliter le partage de l’information et des interrogations, nous avons mis en place des documents partagés par équipe de jury pour permettre et centraliser des retours avant le jour J.

Capture d'écran d'un "kit défi" à disposition du jury Un exemple de kit jury pour un défi, avec le dossier de candidature et une grille d’évaluation

Recréer les conditions du jury en ligne

L’organisation technique du jury se trouvait complexifiée par la tenue de deux jurys en parallèle, auditionnant donc deux défis différents sur le même créneau. Nous avons choisi de créer trois “salles” virtuelles séparées :

  • une “salle d’attente”, à laquelle les porteurs de défis étaient invités à se connecter à l’heure de leur convocation. Un membre de l’équipe EIG les y recevait pour leur rappeler le déroulé des auditions et répondre à leurs éventuelles questions, en attendant que les jury respectifs soient prêts à les recevoir. Cette salle servait également à rassembler les membres du jury au début de chaque demi-journée pour une séance de briefing commune.

  • deux “salles de jury”, dans lesquelles étaient envoyés les membres du jury après le briefing, puis les porteurs de défis. Dans chaque salle se trouvait un membre de l’équipe EIG, ce qui a permis un suivi complet des auditions.

Notre conseil : mettre en place une salle d’accueil virtuelle. La “salle d’attente” a permis de s’adapter à des retards pris dans le planning par les jury, et a permis aux porteurs de défis de régler des problèmes techniques avant leur audition. Prévoir au minimum autant d’organisateurs que de “salles” permet de garder une vision globale du jury et de s’adapter aux aléas.

Assurer la gestion du temps

Conscientes que les membres du jury n’étaient pas dans des conditions de travail optimales, mais aussi que la visioconférence demandait une concentration accrue de la part de toutes et tous, nous avons choisi de ne pas mobiliser les jurés plus d’une demi-journée chacun et de prévoir des pauses régulières (10 minutes toutes les 40 minutes). Un “référent jury”, désigné à l’avance, était chargé de la gestion du temps.

Aperçu du planning d'une demi-journée de jury, avec des pauses entre chaque défi auditionné. Planning type d’une demi-journée de jury

L’audition a été repensée pour privilégier le temps d’échange entre les porteurs de projet et les membres du jury. Pour chaque défi considéré, le jury se déroulait comme suit :

-10 minutes d’appropriation du dossier par les jurés sans l’administration ; -5 minutes de présentation par l’administration ; -15 minutes de questions-réponses avec l’administration ; -10 minutes de délibération sans l’administration.

Enfin, lors des délibérations du jury, le “référent jury” était chargé de remplir en ligne une grille d’évaluation, partagée avec tous les membres du jury.

Notre conseil : prendre un temps d’appropriation des dossiers. Avant de faire entrer les porteurs de défi, chaque jury était invité à prendre un temps pour se replonger dans le dossier et échanger. Les interactions s’en trouvaient fluidifiées lors de l’audition. Nous avons observé que la répartition du temps de parole était plus simple à gérer dans les plus petits jurys. Fixer des règles d’interaction claires, comme le choix d’un modérateur qui distribue la parole, facilite également les échanges à distance.

Le bilan : un jury sous le signe de la bienveillance

S’il fallait retenir une chose de ce jury, ce serait la bienveillance dont ont fait preuve à la fois les membres du jury et les porteurs de défis. Organiser un jury en ligne n’est pas une mince affaire, mais nous avons l’impression que la contrainte du confinement nous a permis d’améliorer notre processus de sélection. Cela nous a demandé une préparation méthodique en amont du jury, qui ne nous a pas épargné des aléas techniques le jour J. Une des clés du succès d’après nous : un partage des informations le plus clair et transparent possible en amont du jury afin de privilégier l’interaction humaine lors du jury.

Les résultats du jury seront publiés la semaine prochaine.

Nous remercions les membres du jury, les équipes d’Etalab et de beta.gouv.fr pour leur précieux soutien dans la réalisation de ce jury à distance.

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