Quelles suites pour les défis EIG ?

20 mai 2019 / de Soizic Pénicaud, pour l'équipe EIG

La pérennisation est un des enjeux principaux du programme Entrepreneurs d’Intérêt Général. Comment s’assurer que les défis EIG perdurent au-delà des 10 mois du programme, tant du point de vue des solutions développées que des communautés formées ? Comment faire perdurer l’élan de transformation numérique impulsé par les EIG ? Et quel est le rôle des mentors dans cette pérennisation ?

Quatre mois après le début des défis de la promotion 3, nous avons exploré cette problématique avec les mentors des défis lors d’une session d’accompagnement le 18 avril 2019. Ce fut l’occasion de tirer profit des enseignements des promotions 1 et 2 et d’identifier les actions à mettre en oeuvre pour pérenniser les défis de la promotion 3.

Qu’entend-on par “pérenniser” ?

En mai 2018, nous avions abordé la thématique avec les EIG et les mentors de la promotion 2, en collaboration avec les directions des systèmes d’informations des administrations d’accueil.

À cette occasion, nous avions identifié 3 axes à prendre en compte pour réussir à pérenniser son défi du point de vue des outils et des connaissances : la mise en production des livrables, la transmission de connaissances dans les administrations d’accueil, et la fiabilisation des outils et processus pour assurer leur résilience.

Le 18 avril 2019, nous avons renouvelé l’expérience avec les mentors EIG 3, choisissant une approche nouvelle, permise par l’expérience que nous avons accumulée. Nous nous sommes penchés sur les différentes manières dont les défis des promotions 1 et 2 ont été pérennisés. Grâce à cela , nous avons identifié les démarches à mettre en œuvre par les mentors de la promotion 3 pour mobiliser les parties prenantes essentielles aux actions de mise en production, transmission et fiabilisation citées plus haut.

Un groupe d'adultes installés dans des chaises à roulettes et tablettes. Ils sont tournés vers une jeune femme blonde devant une présentation projetée au mur. Les mentors de la promotion 3 découvrent les pistes de pérennisation creusées par les défis des promotions précédentes

Les suites des défis des promotions 1 et 2 : de la consolidation à l’accélération

À la fin des 10 mois, les défis EIG se trouvent souvent à des stades différents, du fait des contextes divers dans lesquels ils sont relevés.
Le terme “pérennisation” englobe ainsi plusieurs cas de figure non exclusifs :

  • S’assurer que les livrables développés pendant le défi seront maintenus, comme pour Prédisauvetage (EIG 2) ou b@liseNAV (EIG 2).
  • Continuer à faire évoluer des outils déjà mis en production et utilisés pendant le défi. C’est le cas des défis cartAV (EIG 1), Archifiltre (EIG 2), intégré à l’incubateur du Ministère des Affaires sociales en mars 2019, et Social Connect (EIG 2).
  • Mettre les livrables en production après la fin du défi. La version beta de la plateforme MN/Lab, développée dans le cadre du défi Gobelins pour mettre en ligne les collections du Mobilier National, a été lancée en avril 2019, soit 6 mois après la fin du défi. Celle-ci va continuer à évoluer dans les prochains mois.
  • Aller plus loin que le défi initial, en mobilisant le potentiel de réutilisation des livrables par d’autres administrations ou en les faisant passer à l’échelle. Parmi eux, on compte l’outil de croisement de bases de données matchID (EIG 1), devenu un outil mutualisé entre les ministères, notamment grâce au soutien d’Etalab et de la DINSIC. Quant au défi Signaux Faibles (EIG 2), développé en Bourgogne-Franche-Comté, il est passé à l’échelon national en avril 2019, sous l’impulsion de la mentor du défi, Stéphanie Schaer.

Ainsi, la “durée déterminée” des promotions est utile pour impulser un élan de développements et d’itérations rapides avec les utilisateurs. Cependant, elle nécessite d’anticiper les actions à plus long terme qui seront nécessaires pour ancrer les livrables et les compétences dans la durée.

Quels enjeux de pérennisation à mi-parcours pour les défis de la promotion 3 ?

Pendant la session d’accompagnement du 18 avril 2019, les mentors EIG 3 ont travaillé par paires de défi pour identifier leurs alliés et élaborer différents scénarios de pérennisation pour les défis.

Parmi les actions importantes pour assurer la suite des défis, on compte :

  • Continuer à communiquer avec les différentes parties prenantes (administrations, utilisateurs, écosystème spécialisé) pour s’assurer que les outils sont connus, utilisés et reconnus comme utile. Cette communication peut prendre plusieurs formes : des “démos” des outils, des présentations, des articles, etc. Pour les défis ACOSS Plateforme et DataReg, l’enjeu est de permettre la mise en production des outils au sein de leurs direction des systèmes d’information. Open Chronic doit répondre au défi de structurer et animer une communauté d’utilisateurs du Système national des données de santé, par exemple à travers l’organisation de meetups. CibNAV va mettre l’accent sur des tests utilisateurs, pour mettre en valeur l’utilité de l’outil de ciblage développé et appuyer sa mise en production.

  • Identifier et documenter les ressources techniques et humaines nécessaires à la pérennisation des outils. Les mentors d’IA Flash ont déjà identifié que les API développées dans le cadre du défi seront reprises par le prestataire titulaire de l’outil de contrôle. Pour le défi Karfu’R, il s’agit de trouver une forme de gouvernance adéquate pour la pérennisation de la plateforme Agi’R, qui réunit différents acteurs institutionnels et associatifs soutenant l’intégration des réfugiés en France.

  • Amorcer les actions nécessitant du temps et de la coordination : recrutements, partenariats, etc. Les mentors du défi CartoBio anticipent déjà que l’outil ne sera pas complètement terminé en novembre : ils doivent donc trouver un moyen de continuer à travailler avec les EIG dans la dernière ligne droite. C’est également le cas pour Explocode, car le lancement du Code du travail numérique est prévu au 1er janvier 2020. Les mentors doivent donc penser d’ores et déjà à la prolongation ou non de postes de datascientists au sein de l’équipe après la fin du programme EIG.

Une matrice présente deux scénarios de pérennisation, en précisant les besoins ou difficultés liés à chaque scénario ainsi que les actions à mettre en oeuvre pour réaliser chaque scénario. Les scénarios de pérennisation du défi ExploCode qui a déjà identifié des alliés de choix : DSI, DGT, Etalab et la DINSIC.

Une action prioritaire a été identifiée pour la plupart des défis : s’assurer de continuer à bénéficier de développeurs et datascientist sur les livrables après le programme. Beaucoup de mentors ont par ailleurs exprimé la volonté de continuer à travailler avec les EIG.

Si les EIG impulsent un élan de transformation numérique, les mentors permettent de le faire perdurer. Ils ont la capacité et donc la responsabilité d’aligner les parties prenantes pour rendre la pérennisation possible. Cette collaboration entre les acteurs métiers, les acteurs stratégiques et les profils techniques est essentielle à la méthode EIG. C’est en effet la manière la plus sûre que nous avons trouvé d’assurer le succès de projets de transformation numérique au sein de l’État.

En tant qu’équipe de coordination du programme, la pérennisation des défis EIG nous tient à coeur. Dans le cadre d’un projet d’évaluation du programme, nous recueillons actuellement des données plus précises sur les suites des projets et les moyens mis en oeuvre pour y parvenir. Nous vous communiquerons bientôt les résultats !