Bilan à mi-parcours : itération sur les feuilles de routes des défis EIG et l'accompagnement de l'équipe EIG

24 juillet 2018 / de Sophie Miljkovic, équipe EIG

« Itération » fait partie des mots clés du programme « Entrepreneur·e d’Intérêt Général » ; il décrit l’action de revenir régulièrement et fréquemment sur ce qui a été fait pour en tirer des pistes d’amélioration. Pour les EIG et les mentors, il s’agit d’une méthode de travail rapidement intégrée pour avancer et parvenir à produire en 10 mois une solution viable et partagée. Pour l’équipe d’accompagnement, il s’agit d’un processus indispensable pour améliorer le programme qui en est à sa troisième année d’existence.

Retours sur une session à mi-parcours riche pour les EIG, leurs mentors et l’équipe d’accompagnement.

Itération sur les feuilles de route des défis

Le premier objectif de cette session à mi-parcours était de revenir sur la feuille de route dessinée en début d’année et de préciser les objectifs de court, moyen et long termes pour les 5 mois à venir. Cette itération s’est faite en équipe, EIG et mentors réunis, et a permis de réaligner les objectifs fixés en début d’année, les critères de réussites, les contraintes à intégrer, etc.

Remplies avec plus ou moins de détails, de dessins et d’humour, les matrices qui ont servi de support à cet exercice ont toutes fait ressortir une chose : il reste encore beaucoup à faire. Voici les tendances qui ressortent de l’exercice :

  • à court terme, nombreux sont les défis qui souhaitent réaliser des tests utilisateurs. Archifiltre, par exemple, cherche à se constituer une base de « bêta testeurs » pour améliorer rapidement leurs réalisations à partir de retours pertinents. D’autres, comme Hopkins, Prédisauvetage ou dataESR, ont pour objectif de présenter les outils développés à leur hiérarchie et aux futurs utilisateurs (au sein des directions métiers et ailleurs).
  • à moyen terme, la généralisation à d’autres parties prenantes fait partie des objectifs de certains défis, comme Signaux Faibles qui veut déployer son outil dans deux régions supplémentaires. On remarque que beaucoup de défis ont déjà en tête la pérennisation des solutions développées, que ce soit grâce à des guides d’appropriation, comme dans le cas de Lab Santé, ou grâce à des formations comme dans le cas de Prédisauvetage.
  • à long terme, la question de la pérennisation se pose de façon encore plus prégnante. D’une part les défis veulent stabiliser leurs solutions pour livrer un outil opérationnel ; c’est le cas de Prévisecours et de ses modèles. D’autre part, les défis prévoient d’écrire une documentation solide pour faciliter la reprise de la solution par les métiers.

Les objectifs de Signaux Faibles avec beaucoup de
post-it L’équipe Signaux Faibles a un programme visiblement très chargé © Sophie Miljkovic

Un parmi les ambitieux objectifs d'Archifiltre : compter le secrétaire d'État chargé du numérique parmi ses abonnés Twitter Archifiltre vise haut © Sophie Miljkovic

Les objectifs de Social Connect tout en dessins et en humour Social Connect, ses dessins, son humour et son ambition © Sophie Miljkovic

Accompagnement de la promotion EIG : que faire…

… de nouveau ? De mieux ? Plus ? Moins ? Plus du tout ? En deuxième partie de la session, la parole a été donnée aux EIG et aux mentors pour proposer des évolutions du programme d’accompagnement de la promotion.

L’équipe EIG d’Etalab revisite constamment ce programme d’accompagnement : les résultats d’une session d’accompagnement entraînent une réorganisation de celle d’après, le travail de coaching et de médiation d’un défi provoque souvent l’identification d’un besoin commun à tous les défis qui peut être abordé en session collective, une discussion avec des EIG peut faire émerger une nouvelle idée de format, etc.

Le 14 juin a été l’occasion de faire le point de façon plus structurée et de recueillir de nombreuses pistes d’amélioration.

Une matrice d'évaluation de l'accompagnement du programme La matrice qui a guidé les retours des EIG et des mentors sur le programme d’accompagnement © Sophie Miljkovic

Les EIG ont proposé des pistes d’amélioration dans cinq grands domaines : l’accueil des EIG dans leurs administrations, la façon dont le travail est organisé, la mutualisation des ressources entre défis, les projets inter-défis et la mobilisation de l’écosystème EIG.

Un tableau reprenant les 5 domaines de recommandations et le détail de ces recommandations Tous les retours des EIG © Sophie Miljkovic

Les commentaires des mentors sont en grande partie le reflet des commentaires des EIG. Parmi les thèmes qui leur tiennent à coeur :

  • mieux préparer l’accueil des EIG (achat d’ordinateurs, documentation technique, etc.) ;
  • organiser un “bootcamp” des mentors pour consolider le collectif ;
  • accéder à des formations en amont (design, cours de code, cadre légal, etc.) ;
  • réfléchir bien en amont à la pérennisation des solutions développées ;
  • disposer d’un centre de ressources et de partage entre mentors ;
  • réaliser davantage de “démos” des outils dans les ministères ;
  • être encore plus guidés dans la communication (interne et externe).

Une question plus générale a également émergé : les besoins dépassant l’offre du programme, comment recruter des talents du numérique en dehors du programme EIG ? Une des solutions évoquées : créer une bourse d’emploi interministériel de 30 ETP qui fonctionnerait comme une agence.

Cette session a permis à chaque équipe-défi de dessiner sa feuille de route pour les 5 mois à venir : EIG et mentors ont décidé ensemble des priorités et se sont alignés sur les objectifs de court, moyen et long termes. Des objectifs intégrés aux présentations qu’ont faites les EIG lors d’un Demo-day de mi-parcours. Blogpost à suivre.